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Référence: 261315131F

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Envoi de document par e-mail

Straformation

Niveau de sortie : Sans Niveau spécifique

Pour cette formation

1 session disponible

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Objectifs

À l’issue de la formation, les participantes seront capables de :
  • Comprendre les enjeux professionnels de l’envoi de documents par e-mail, notamment en termes d’image, de crédibilité, de confidentialité et de traçabilité.
  • Identifier les risques liés à un envoi mal maîtrisé, tels que les erreurs de destinataire, les pièces jointes manquantes ou erronées, les problèmes de version et les atteintes à la confidentialité.
  • Préparer correctement les documents avant envoi, en vérifiant leur contenu, leur lisibilité, leur format et leur nommage afin de garantir une compréhension immédiate par le destinataire.
  • Rédiger des e-mails clairs, structurés et professionnels, permettant au destinataire de comprendre rapidement l’objet, l’action attendue et les délais associés.
  • Choisir le bon mode d’envoi (pièce jointe, lien de partage, envoi sécurisé) en fonction du type de document, du volume et du niveau de sensibilité.
  • Maîtriser les bonnes pratiques liées aux pièces jointes, notamment le poids des fichiers, les formats adaptés et la compatibilité des supports.
  • Sécuriser l’envoi des documents sensibles, en appliquant les règles de confidentialité, de protection des données et de diffusion maîtrisée.
  • Assurer la traçabilité et le suivi des envois, afin de vérifier la bonne réception des documents et d’anticiper les relances si nécessaire.
  • Renforcer leur efficacité et leur professionnalisme au quotidien, en adoptant des méthodes simples, fiables et reproductibles.

Programme

Module 1 – Les fondamentaux de l’envoi de documents par e-mail
  • Rôle de l’e-mail dans la communication professionnelle
  • Image et crédibilité véhiculées par un e-mail
  • Responsabilités liées à l’envoi de documents
  • Cadre légal et confidentialité (notions clés)

Module 2 – Préparer les documents avant l’envoi
  • Vérification du contenu et des versions
  • Nommage clair et structuré des fichiers
  • Choix des formats (PDF, Word, Excel…)
  • Gestion du poids et de la lisibilité

Module 3 – Rédiger un e-mail efficace
  • Rédiger un objet clair et précis
  • Structurer le corps du message
  • Identifier l’action attendue
  • Ton professionnel et courtoisie

Module 4 – Maîtriser les pièces jointes et les modes d’envoi
  • Ajouter et vérifier les pièces jointes
  • Quand utiliser un lien de partage
  • Gestion des erreurs fréquentes
  • Bonnes pratiques avant l’envoi final

Module 5 – Sécuriser et verrouiller l’envoi
  • Gestion des destinataires (À / Cc / Cci)
  • Protection des documents sensibles
  • Limiter les risques d’erreur
  • Vérification finale avant envoi

Module 6 – Suivi, traçabilité et cas pratiques
  • Demande d’accusé de réception
  • Organisation des e-mails envoyés
  • Relances professionnelles
  • Exercices pratiques et mises en situation

Certifications et métiers visés

Consulter le diplôme, titre ou certificat... délivrés en fin de formation ainsi que les métiers auxquels cette formation vous donne accès.

Résultats attendus

Attention, cette formation ne conduit pas à une certification ou une habilitation inscrite au RNCP.
CERTIFICATION

1 session : Envoi de document par e-mail

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    Straformation

    • Commune : Lyon 2e (69)

    Formation professionnelle