Gestion du temps et des priorités

• Redéfinir ses priorités pour retrouver la maîtrise de son temps.
• Savoir se protéger de l’éparpillement, des dérangements, des sollicitations continuelles.
• Maintenir des relations de qualité lorsque le temps se comprime et s’accélère, notamment en situation managériale.
• Savoir communiquer de manière optimale en un temps minimal : faire passer efficacement des messages dans l’urgence.

• Clarifier sa relation au temps. Analyser ses schémas de fonctionnement, ses rythmes personnels, ses mécanismes de réussite : l’identification de sa zone d’excellence afin de se recentrer sur son « coeur de métier ».
• Cartographier ses vraies priorités : la quantification du temps passé en réunion, au téléphone, en RDV, en déplacement… le recentrage sur l’essentiel.
• Identifier les obstacles intérieurs à la gestion efficace du temps : les 6 maladies qui contaminent l’organisation.
• Identifier les améliorations à mettre en place : l’optimisation des outils existants et l’intégration de nouveaux mécanismes.

• Choisir les meilleurs outils : agendas, tableaux de bord, rétroplannings, plateformes collaboratives, intelligence artificielle générative (prompt engineering sur ChatGPT)
• Gérer un planning en anticipant les imprévus et les goulots d’étranglement : la différenciation de l’urgence, de l’importance et la préférence personnelle.
• Choisir l’outil de communication, synchrone ou asynchrone, le plus adapté à la situation : messagerie instantanée, visio, réunion, entretien, SMS, email, appel…
• Adopter les bonnes pratiques (time boxing, batching, méthode Pomodoro, règle des deux minutes) et les partager avec son équipe.

• Simplifier et parfois limiter les flux d’informations : les réunions où l’on ne décide rien, les entretiens qui pataugent, les briefings quotidiens qui se prolongent.
• Optimiser le temps dédié aux échanges téléphoniques ou en visio, au traitement des mails, aux réseaux sociaux.
• S’affirmer sereinement dans les échanges : remettre en cause, formuler une demande, refuser une demande avec tact avec la méthode SADECAP.
• Savoir se rendre indisponible pour mieux travailler, même en open space, sans que les autres ne le prennent mal : de la concertation assertive à la concentration prolongée.

• Identifier ses dévoreurs de temps (déplacements, smartphone, bavards impénitents épris d’hémorragies verbales) et protéger sa concentration des interruptions continuelles.
• Protéger la ressource la plus recherchée aujourd’hui en entreprise : l’attention et la concentration, en donnant des règles claires aux autres et à soi-même.
• Faire du collectif une ressource pour gagner du temps et non en perdre : les briefs et les debrief, la méthode agile des daily scrums, les points-minute co-développement, la délégation-formation ciblée, calibrée, encouragée.
• Répondre aux sollicitations des collaborateurs sans jouer au pompier permanent mais en misant sur leur autonomisation progressive. Cas pratique : la gestion d’une personne très dépendante.

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