Office manager

• Organiser et/ ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants en fonction des priorités et des contraintes à l’aide des outils en vigueur dans l’entreprise, et en préparant les documents et les informations nécessaires pour chaque engagement, afin d’assurer la coordination optimale des activités de la structure et l'optimisation de ses ressources au quotidien.
• Gérer le système d’accueil des clients, fournisseurs, et autres visiteurs en leur fournissant les informations pertinentes et en les orientant vers les interlocuteurs appropriés afin de renforcer l'image positive de la structure.
• Conduire les appels téléphoniques entrants et sortants ainsi que le traitement du courrier postal et électronique (tri, distribution, suivi des correspondances), afin d'assurer une transmission fluide des informations au sein de l'entreprise et avec les partenaires externes.
• Gérer les équipements de la structure ou du bâtiment ainsi que des espaces de travail en anticipant les besoins matériels liés aux activités des services pour assurer un environnement de travail efficace et fonctionnel.
• Veiller à la mise en place et au respect des procédures d’entretien, de circulation et d’évacuation des locaux en s’appuyant sur les documents en vigueur dans l'entreprise (ex : document unique, procédures de secours …) et sur une veille règlementaire pour garantir la sécurité des locaux et de ses utilisateurs.
• Sélectionner ou renouveler les prestataires de l’organisation en rédigeant un cahier des charges et en lançant des appels d’offre pour répondre aux besoins économiques ou environnementaux des collaborateurs et de la structure dans une démarche RSE.

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