Gestion administrative et accompagnement des stagiaires/apprentis au sein d’un organisme de formation ou CFA

À l’issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

• Assurer la gestion administrative d’un organisme de formation ou CFA.
• Comprendre et appliquer les obligations légales (contrats, conventions, financement, réglementations).
• Mettre en place un suivi pédagogique et administratif des stagiaires/apprentis.
• Utiliser les outils numériques adaptés (ex : extranet, plateforme de gestion, outils de reporting).
• Accompagner les jeunes dans leur insertion, orientation et vie au sein de la structure.
• Coordonner les relations avec les entreprises d’accueil.
• Gérer les situations à risque (ruptures de contrat, décrochage, problématiques sociales).
• Contribuer à l’amélioration continue de la qualité de la formation.

Contenu de la formation (300 heures)
Bloc 1 – Cadre juridique et administratif (40 h)

• Cadre réglementaire des OF et CFA
• Les obligations légales liées à l’apprentissage et la formation
• Contrats d’apprentissage et de professionnalisation
• Relations avec les OPCO, la DREETS, les chambres consulaires

Bloc 2 – Gestion administrative courante (60 h)

• Accueil administratif des apprenants
• Saisie et suivi des dossiers
• Gestion documentaire (feuilles d’émargement, attestations, etc.)
• Suivi des conventions, contrats, plannings, convocations
• Facturation, relances, suivi des financements

Bloc 3 – Outils numériques et digitalisation (30 h)

• Utilisation de logiciels de gestion (ex : Ypareo, Formagora, Digiforma, OFA, etc.)
• Suivi via plateformes de formation et extranet
• Reporting, tableaux de bord, automatisation des tâches
• RGPD et gestion des données

Bloc 4 – Suivi et accompagnement des parcours (60 h)

• Positionnement et contractualisation du parcours
• Entretien de suivi
• Gestion des absences, des retards, des sanctions
• Évaluation intermédiaire et finale
• Préparation aux examens et certifications

Bloc 5 – Relation entreprise et alternance (40 h)

• Recherche de partenaires et d’entreprises d’accueil
• Suivi en entreprise (visites, bilans, évaluations)
• Communication tripartite : apprenti - entreprise - CFA
• Prévention et gestion des ruptures

Bloc 6 – Accompagnement social et éducatif (30 h)

• Identifier les besoins spécifiques
• Repérage et prévention du décrochage
• Aide à l’insertion professionnelle et sociale
• Médiation et écoute active

Bloc 7 – Qualité, amélioration continue et certification (20 h)

• Système qualité (Qualiopi, RNQ, audits)
• Indicateurs de performance
• Enquêtes de satisfaction
• Suivi de la conformité documentaire

Bloc 8 – Mises en situation pratiques (20 h)

• Cas concrets de gestion de dossiers
• Simulation d’entretien de suivi
• Scénarios de rupture, conflit, réorientation
• Utilisation d’outils numériques en condition réelle

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