Assurer la gestion administrative d’un organisme de formation

• Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d’être en conformité avec ces obligations
• Réaliser le suivi des indicateurs Qualiopi et les documents associés, grâce à des procédures administratives, un classement rigoureux et une veille sur les évolutions du référentiel, afin d’offrir un service conforme aux exigences du référentiel national qualité (RNQ)
• Assurer une publication de l’offre de formation sur les outils numériques disponibles (EDOF, CARIF OREF, KAIROS…), en respectant les règles de communication des différents supports, en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d’accéder à l’information sur différents supports
• Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d’accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes.
• Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d’établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation
• Organiser la tenue du dossier candidat et de l’action de formation de l’entrée en formation jusqu’à la clôture de l’action, afin d’assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents, en s’appuyant notamment sur les outils numériques.
• Intégrer les principes de la RSE notamment liés à la sécurité et à la qualité de vie au travail, en participant à l’élaboration et à la mise en œuvre des actions RSE spécifiques obligatoires à la formation, en diffusant les supports de sensibilisation sur les pratiques écoresponsables (accueil, déplacements, fournitures, outils numériques) et en exerçant une veille, afin de garantir une conformité réglementaire, et préserver la santé, la sécurité et le bien-être au travail de toutes les parties prenantes.
• Mobiliser les outils d’intelligence artificielle pour concevoir, analyser, optimiser et documenter les processus et supports administratifs de la formation, en formulant et explicitant la démarche des prompts adaptés et en évaluant, dans un esprit critique, la qualité, la cohérence, la précision et la conformité des productions IA au regard de la demande initiale et des exigences réglementaires et environnementale, tout en explicitant la démarche (prompt utilisé, capture, justification), dans une logique d’amélioration continue et de transparence.

Cadre législatif & obligations administratives

• Loi « Avenir professionnel »
• Obligations de formalisation
• Suivi & traçabilité
• Conformité DREETS / DGCCRF / RGPD
• Veille légale et réglementaire

Documents réglementaires d’un OF

• Programme & modalités
• Convention / contrat / CGV
• Règlement intérieur
• Consentement & information RGPD
• Émargement / certificat de réalisation

Mise en place de la démarche Qualité

• Logique globale des 32 indicateurs
• Indicateurs concernés / non concernés
• Preuves essentielles
• Processus administratifs associés

Cycle d’audit & préparation des preuves

• Cycle d’audit
• Déroulement
• Erreurs fréquentes
• Conseils de préparation
• Analyse collaborative de documents

Publication de l’offre & communication inclusive

• Publication sur EDOF / CARIF-OREF / site / réseaux sociaux
• Règles de communication
• Communication inclusive
• Intervenants du financement

Référencement, information au public & RGPD

• Référencer un catalogue sur KAIROS, CARIF-OREF
• Structurer une information claire & accessible
• Respect du RGPD dans la diffusion

Suivi de la satisfaction & de l’insertion

• Quand et comment interroger les bénéficiaires ?
• Construire un questionnaire de satisfaction
• Construire un questionnaire d’insertion
• Tableaux de suivi et interprétation
• Lien avec Qualiopi (indicateurs 1, 2, 30 et 31)

Atelier IA 1 : Analyse de conformité documentaire

• Rédaction d’un prompt adapté
• Soumission d’une convention / RI / CGV
• Analyse IA : conformité DREETS / RGPD / obligations
• Identification des risques & incohérences
• Révision et validation humaine

Atelier IA 2 : Génération de checklists Qualiopi

• Génération par IA :

? Preuves attendues par indicateur
? Tableaux de suivi
? Alertes sur pièces manquantes

• Structuration dans un outil interne

Atelier IA 3 : Support handicap personnalisé

• Construction d’une fiche “Handicap : accompagnements possibles”
• IA comme outil d’aide à la personnalisation
• Vérification des sources officielles

Atelier IA 4 : DUERP et prévention des risques

• Identification des risques récurrents d’un OF

• IA pour générer :

? Liste des risques
? Mesures de prévention
? Structuration d’une section DUERP

• Vérification avec le cadre légal

 
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