Assistant de direction

• Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes.
• Gérer les agendas personnels et partagés des responsables.
• Répondre aux urgences et aux imprévus.
• Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées.
• Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l’organisation.
• Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l’organisation.
• Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service.
• Déterminer l’objectif et les destinataires des écrits professionnels.
• Diffuser, après contrôle, l’information en interne et en externe.
• Organiser le classement et l’archivage papier ou numérique de l’information selon la règlementation en vigueur.
• Accueillir en français et en anglais les différentes parties prenantes.
• Identifier les difficultés et/ou tensions éventuelles en analysant la situation professionnelle in situ.
• Recueillir méthodiquement l'ensemble des informations nécessaires à la réalisation d’un événement en mettant en lien les enjeux de l’évènement, les spécificités de la structure et son fonctionnement.
• Contrôler le respect de la planification et du budget déterminés en utilisant les logiciels et outils dédiés pour actualiser le logiciel d‘ordonnancement et informer les parties prenantes des écarts et/ou dysfonctionnements identifiés
• Proposer des mesures correctives éventuelles en respectant les contraintes du projet (procédures, échéances, budget, etc.) et/ou d’améliorations pour les projets futurs.
• Contribuer à la gestion des ressources humaines, sous différentes formes, en fonction de son champ d’intervention (suivi et planification des congés et des absences, préparation des éléments variables des salaires, planification des entretiens de candidatures, suivi du plan de développement des compétences, etc.) pour communiquer les informations nécessaires au bon fonctionnement du processus RH de l’organisation dans le respect des délais et des réglementations
• Participer à la mise en œuvre des gestes éco-responsables et au développement des pratiques inclusives au sein de l’organisation en rédigeant et en mettant à disposition un mode opératoire des bonnes pratiques définies dans la stratégie RSE de l’organisation afin de sensibiliser les parties prenantes de son champ d’intervention
• Appliquer les règles élémentaires de sécurité informatique et de protection des données en se rapprochant du DPO (Data Protection Officer) de l’organisation pour mettre en place une procédure permettant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données du poste

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