Titre professionnel secrétaire assistant médico-administratif

Le secrétaire assistant médico-administratif exerce ses activités professionnelles dans le respect du secret professionnel, du secret médical, des règles de confidentialité et d'identitovigilance. Il intervient dans un cadre éthique et dans le respect des droits des patients. Il applique les procédures en vigueur dans la structure médicale et suit les consignes transmises par les professionnels de santé ou la hiérarchie.
Il joue un rôle central dans la transmission des informations. En interne, il communique avec les professionnels de santé, différents services tels que le bureau des entrées, les secrétariats des autres spécialités… En externe, il peut être amené à communiquer avec des secrétariats médicaux, les organismes d'assurance maladie, les organismes de complémentaire santé… Il adapte sa communication écrite et orale à ses différents destinataires en utilisant un vocabulaire adapté.
Il assure l'accueil physique et téléphonique du patient, le cas échéant de son entourage, dans le respect des procédures internes de la structure médicale. Dans le cadre de cette mission, il peut être amené à gérer des situations difficiles d'accueil, dans la limite de ses responsabilités.
Il collecte les documents nécessaires à la prise en charge administrative et financière du patient, s'assure de leur validité et les enregistre dans un logiciel métier (type ERP - Enterprise resource planning). Il assure le suivi et l'actualisation du dossier patient lors du suivi médico-administratif et assiste les professionnels de santé dans la coordination du parcours du patient.
Sous la supervision du professionnel de santé, il transcrit et met en page les écrits médicaux et vérifie l'orthographe de la terminologie. Il participe au traitement des demandes d'accès au dossier médical en préparant les informations communicables.
Le secrétaire assistant médico-administratif utilise quotidiennement des logiciels bureautiques, des outils numériques et collaboratifs ainsi que des logiciels métier. Il assure une veille sur les évolutions technologiques.
Dans son exercice professionnel, il adopte les principes éco-responsables de sobriété énergétique et numérique (exemples : penser à éteindre ou mettre en veille son ordinateur…).
En fonction du contexte d'exercice, il peut être amené à utiliser l'anglais pour accueillir, gérer des rendez-vous et réaliser la prise en charge de patients non-francophones. Les activités professionnelles du secrétaire assistant médico-administratif requiert notamment une agilité numérique, une aptitude à la communication, des capacités d'écoute, d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de discrétion.
Ses activités professionnelles impliquent une station assise prolongée et un travail régulier face à un écran d'ordinateur, dans un rythme soutenu et des délais à respecter. 

BLOC 1 : Assurer l'accueil du patient et les activités administratives courantes d'une structure médicale :

•Sous-bloc : Accueillir, renseigner et orienter un patient
o Techniques d'accueil (physique et téléphonique)
o Communication verbale et non verbale
o Gestion de l'information et orientation
o Connaissance de l'organisation des structures médicales
o Éthique et déontologie professionnelles o Gestion des situations difficiles ou conflictuelles

•Sous-bloc : Gérer les plannings et les agendas des professionnels de santé
o Utilisation de logiciels de gestion d'agenda et de rendez-vous
o Optimisation des plannings
o Gestion des urgences et des imprévus
o Coordination avec les différents services

•Sous-bloc : Réaliser la prise en charge administrative et financière du patient
o Gestion des dossiers administratifs (création, mise à jour, classement)
o Facturation, encaissement, gestion des mutuelles et de la sécurité sociale o Connaissance des différents régimes de protection sociale
o Traitement des courriers et des mails

•Sous-bloc : Transmettre par écrit des informations administratives et médicales à l'interne et à l'externe
o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
o Rédaction de courriers, de notes, de comptes-rendus administratifs
o Normes de présentation des documents
o Archivage et traçabilité des documents
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BLOC 2 : Assister les professionnels de santé d'une structure médicale dans le suivi et la coordination du parcours du patient. 

•Sous-bloc : Assurer le suivi médico-administratif du dossier patient
o Gestion et tenue du dossier médical informatisé et/ou papier (respect du secret médical)
o Classement et archivage des documents médicaux
o Suivi des parcours de soins (hospitalisation, examens, consultations)
o Organisation des visites à domicile et des transports médicaux

•Sous-bloc : Transcrire, vérifier et mettre en forme des documents médicaux
o Terminologie médicale (anatomie, physiologie, pathologies, médicaments)
o Techniques de frappe rapide
o Dictée numérique et retranscription de comptes-rendus médicaux
o Correction et mise en forme des documents médicaux
o Respect des normes de sécurité et de confidentialité des données de santé

•Sous-bloc : Renseigner sur l'accès au dossier médical du patient ou préparer les éléments
o Législation relative à à l'accès au dossier médical
o Procédure de communication des informations médicales
o Préparation des éléments nécessaires à la consultation du dossier par le patient ou ses ayants droit. 

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