Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)

Cette formation vous permet de gérer efficacement vos échanges professionnels, votre temps, vos fichiers et vos tâches grâce aux outils Microsoft Outlook, OneDrive et les applications collaboratives associées (Planner, Teams, To Do…). 5 jours de formation organisés autour des 4 grandes fonctionnalités clés d’Outlook  (mail, agenda, tâches, contacts) avec des cas pratiques concrets, des outils de gestion du temps et des méthodes simples pour travailler à plusieurs de façon fluide.

Objectif Pédagogique :

• Utiliser Outlook de manière structurée : gérer efficacement sa messagerie, son agenda, ses tâches et ses contacts.
• Organiser son temps, automatiser ses routines, et éviter la surcharge d’informations.
• Travailler à plusieurs sur des projets, des documents ou des échanges via OneDrive, Teams ou Planner.
• Intégrer de bons réflexes de synchronisation mobile, de suivi collaboratif et de sécurité.
• Gagner en autonomie dans l’organisation personnelle et professionnelle à l’aide d’outils simples, accessibles à tous niveaux.

J1 – OUTLOOK : MESSAGERIE & ORGANISATION

• Découverte d’Outlook version PC / Web / Mobile
• Envoi, réponse, transfert, pièces jointes, accusés de lecture
• Signatures personnalisées, réponses automatiques, règles de tri
• Classement : dossiers, catégories, drapeaux, archivage
• Filtres de recherche avancée, nettoyage de boîte
• Bonnes pratiques de rédaction pro (objet, ton, fichiers…)
• Initiation à l’IA : rédaction assistée, modèles types

TP : Mise en place d’une organisation de boîte mail efficace avec règles de tri, filtres et modèles

J2 – OUTLOOK : AGENDA & PRISE DE RENDEZ-VOUS

• Créer et gérer un événement, une réunion, un rappel
• Inviter des participants, réserver une salle, créer des récurrences
• Utiliser plusieurs calendriers (pro/perso), affichage groupé
• Intégration Zoom / Teams / Google Meet pour créer un lien automatique
• Partage d’un agenda, visibilité, délégation

TP : Mise en place d’un planning de travail collaboratif avec synchronisation mobile

J3 – OUTLOOK : TÂCHES, SUIVI & PLANIFICATION

• Créer une tâche simple ou récurrente
• Suivi avec des drapeaux, niveaux de priorité, dates d’échéance
• Utilisation de Microsoft To Do : liste personnelle, partagée, tâches assignées Planner (ou Trello) : planification de projet collaboratif
• Synchronisation Outlook ? To Do ? Teams ? Planner
• Visualiser sa charge de travail, croiser calendrier + tâches + mails

TP : Création d’un espace de pilotage de projet simple avec suivi des tâches individuelles et d’équipe

J4 – OUTLOOK : CARNET D’ADRESSES & CONTACTS

• Ajouter un contact
• Créer des groupes de contacts, listes de diffusion, carnets partagés Ajouter des infos enrichies (poste, entreprise, téléphone, image, note)
• Synchronisation automatique Outlook ? téléphone ? OneDrive
• Gérer ses contacts sur mobile et PC
• Fusion avec Excel ou Word pour publipostage ou étiquettes

TP : Créer et structurer un carnet de contacts complet, prêt à l’usage

J5 – ONEDRIVE, COLLABORATION & AUTOMATISATION SIMPLE

• Utiliser OneDrive pour stocker, organiser et partager des fichiers
• Accès, droits de lecture/écriture, liens protégés
• Coédition de documents Word/Excel/PowerPoint à plusieurs
• Partager un dossier avec des collaborateurs
• Introduction à Teams : échanges, canaux, fichiers, réunions
• Automatisations simples (règles, réponses types, enregistrement automatique, tri)

Projet Final : Créer un espace collaboratif (Calendrier partagé, Carnet d’adresses pro, Dossier partagé OneDrive, Suivi des tâches, Simulation de réunion avec ordre du jour + documents partagés)
Révision et consolidation
Passage de la certification TOSA
 

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