Chargé de projets événementiels

• Organiser une veille sur les tendances du secteur de l’événementiel, en sélectionnant les ressources documentaires à consulter et les manifestations professionnelles auxquelles participer, afin de collecter des informations permettant d’identifier la concurrence.
• Anticiper les évolutions des tendances et des innovations, notamment technologiques, dans le secteur de l’événementiel, en identifiant les attentes émergentes des commanditaires et des consommateurs et en étudiant l’offre des concurrents, afin d’évaluer leur intérêt et leur potentiel et de déterminer les conditions d’application pour les projets des commanditaires.
• Définir les caractéristiques du commanditaire, en identifiant sa stratégie, ses valeurs et ses publics cibles, en analysant les différents documents transmis et en effectuant des entretiens, afin de préciser le positionnement de l'entreprise.
• Analyser la demande d’un commanditaire, en recueillant son brief, en identifiant ses différentes dimensions et les contraintes à prendre en compte et en identifiant les cibles et les adaptations nécessaires pour un public en situation de handicap, afin de déterminer le positionnement du projet événementiel ainsi que ses objectifs, attentes et besoins.
• Elaborer plusieurs concepts originaux, innovants et responsables du projet événementiel, en respectant les objectifs, les moyens et les contraintes du commanditaire, en favorisant l’expérience participants, en tenant compte des tendances actuelles et en valorisant l’impact social, afin de lui faire des préconisations pouvant présenter plusieurs formats, notamment hybrides.
• Réaliser le sourcing des acteurs à mobiliser pour le projet événementiel, en recueillant leurs devis et en s’assurant de la cohérence avec le budget et le brief du commanditaire, en évaluant leurs pratiques RSE et leur impact environnemental afin de déterminer les prestataires, fournisseurs et partenaires intervenant dans le projet événementiel.
• Présenter les propositions de projet événementiel au commanditaire, en réalisant des supports visuels rendant compte de la qualité et de l’originalité des préconisations, notamment à l’aide des nouvelles technologies et en préparant un argumentaire détaillé valorisant les avantages et les intérêts et l’impact environnemental des solutions proposées, afin de convaincre le commanditaire.
• Etablir un devis relatif au projet événementiel en tenant compte des devis des prestataires et en respectant les ressources et les contraintes budgétaires et calendaires du projet, afin de valider les conditions du projet événementiel avec le commanditaire.
• Déterminer l’ensemble des actions à conduire pour la réalisation du projet événementiel, en réalisant un retroplanning, en tenant compte des contraintes et conditions de faisabilité techniques, logistiques et organisationnelles, afin d’anticiper tous les besoins et les risques.
• Identifier les moyens techniques et humains nécessaires à l’accomplissement du projet événementiel, en tenant compte des actions à conduire et des compétences nécessaires à leur mise en œuvre et en respectant les exigences qualité, les délais impartis et le budget alloué, afin de recenser les besoins en prestation.
• Evaluer divers lieux potentiels en tenant compte des besoins spécifiques de du projet événementiel (localisation, taille, capacité, commodité et ambiance), en négociant les meilleures conditions tarifaires et les services et en réalisant un repérage des lieux (disposition et configuration des espaces, équipements) afin de sélectionner l’emplacement approprié et de planifier la logistique de l’événement.
• Contrôler la conformité du lieu aux exigences légales, sécuritaires et sanitaires relatives à la mise en œuvre du projet événementiel, en s’assurant du respect des normes de sécurité et des réglementations locales pour les événements publics ou privés et en évaluant les conditions d’accessibilité pour tous les publics, notamment les personnes en situation de handicap, afin de réduire les risques de litige et de favoriser une expérience positive pour toutes les parties prenantes.
• Réaliser une feuille de route opérationnelle, en structurant chronologiquement les phases constitutives du projet événementiel, en précisant chaque intervention et animation et en indiquant les équipes à mobiliser, afin de déterminer le déroulement précis du projet événementiel et de la restituer sous la forme d’un conducteur ou d’un tableau synoptique...

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