Chargé de projet et de production événementielle

• Recueillir et analyser les besoins du client dans le cadre d’un projet de communication événementielle en collaboration avec le manager de projet, en s’appuyant sur des entretiens, des briefs ou des cahiers des charges, en identifiant les attentes spécifiques en matière de contenu, de format et d’expérience participants, afin de participer à l’élaboration d’un concept événementiel adapté aux objectifs stratégiques du client.
• Participer à l’élaboration du concept créatif, en étant force de proposition pour le programme et des pôles d’activités adaptés (conférences, animations, espaces partenaires) en concertation avec les parties prenantes internes et externes, tout en contribuant à l'image du client et en cohérence avec son positionnement afin de répondre aux objectifs stratégiques et RSE du client et valoriser l’image de l’événement.
• Élaborer un rétroplanning détaillé pour un projet de communication événementielle, à l’aide d’outils de gestion de projet (Gantt, Trello, Asana) en s’appuyant sur le cahier des charges, le brief client et les objectifs définis, en identifiant toutes les étapes clés et en tenant compte des contraintes budgétaires, logistiques et temporelles, pour garantir le respect des délais et la coordination optimale des équipes et prestataires.
• Suivre l’avancement des étapes d’un projet événementiel en actualisant régulièrement les plannings, en coordonnant les différentes parties prenantes et en assurant le respect des échéances, dans le but de maintenir la qualité de la prestation et d’assurer la réussite de l’événement.
• Participer à la conception du plan d’implantation du site de l’événement en collaboration avec le manager de projet, en analysant les contraintes du lieu, les besoins en infrastructures et en tenant compte des normes de sécurité, de sûreté, de gestion des risques professionnels et d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap, afin d’optimiser l’organisation des espaces et garantir une expérience fluide et inclusive pour tous les participants.
• Planifier et organiser les interventions des prestataires événementiels (techniques, logistiques, artistiques) en définissant les modalités d'intervention, en validant les fiches techniques, en concevant les feuilles de service (roadbook) détaillant le déroulé opérationnel de l'événement et en assurant la coordination avec les équipes internes, pour faciliter le déroulement fluide de l’événement et anticiper les besoins matériels et humains.
• Coordonner les intervenants internes et externes avant un événement en animant des réunions de cadrage, en relayant les informations clés et en assurant les relances nécessaires, afin de garantir la cohérence des actions et la préparation optimale des équipes sur site.
• Gérer l’administration courante d’un projet événementiel en participant à la rédaction des contrats et en suivant les engagements, en coordonnant les demandes d’achat, les bons de commande et le suivi des paiements avec le service comptabilité, afin d’assurer la conformité administrative et la fluidité des opérations financières avec les prestataires et partenaires.
• Élaborer et suivre le budget d’un projet événementiel sur son périmètre d’intervention, en définissant les ressources financières nécessaires, en contrôlant les devis et factures, en réalisant un suivi régulier des dépenses et en collaborant avec la direction administrative et financière, afin de garantir le respect du budget alloué et d’optimiser les coûts tout en assurant la rentabilité de l’événement.
• Formaliser et suivre les démarches réglementaires et les assurances nécessaires à l’organisation d’un événement en identifiant les obligations légales et en coordonnant les démarches administratives avec les autorités compétentes, pour garantir la conformité juridique de l’événement et la sécurité des participants.
• Réaliser le reporting budgétaire d’un projet événementiel en centralisant les données financières et en établissant des tableaux de bord financiers réguliers, afin d’informer la direction sur l’état d’avancement budgétaire et d’anticiper les ajustements nécessaires.
• Clôturer administrativement un projet événementiel en assurant la facturation, le recouvrement des paiements, la vérification des contrats et la gestion des documents administratifs, afin de garantir une traçabilité optimale et une gestion administrative efficiente du projet.
• Évaluer le bilan d’un projet événementiel en réalisant un retour d’expérience (RETEX) complet, en analysant les indicateurs de performance, en collectant les retours des parties prenantes et en formulant des recommandations d’amélioration, afin de capitaliser et formaliser des savoir-faire et des méthodes pour de futurs événements.
• Rechercher et sélectionner les prestataires événementiels (lieux, traiteurs, scénographes, techniciens son/lumière, transport, hébergement, sécurité, restauration) en réalisant une veille active du marché, en comparant les offres de service et en évaluant leur adéquation avec le cahier des charges, afin de garantir la qualité et la conformité des prestations aux besoins de l’événement.
• Négocier et formaliser les contrats simples avec les prestataires événementiels en discutant des tarifs, des conditions de prestation et des clauses contractuelles, en rédigeant ou validant les conventions, afin d’optimiser les coûts et de sécuriser juridiquement les relations contractuelles.
• Coordonner la logistique des prestataires et intervenants lors d’un projet événementiel en planifiant les besoins en biens et services, en suivant les calendriers d’intervention et en assurant une communication fluide avec chaque acteur, afin de garantir la disponibilité des ressources et le bon déroulement des prestations sur site.
• Organiser la logistique des infrastructures et matériels nécessaires à un événement en planifiant le transport, en organisant la réception sur site, en aménageant les zones de stockage temporaire et en contrôlant la conformité des équipements livrés, afin d’assurer la disponibilité des ressources matérielles dans le respect des délais et des contraintes logistiques.
• Coordonner l’installation et le démontage des infrastructures événementielles sur site en collaboration avec le régisseur général et les experts métiers (techniciens, scénographes...), en suivant les plans d’implantation, en contrôlant la bonne exécution des tâches par les équipes techniques en participant aux opérations si nécessaire et en gérant les imprévus logistiques en temps réel, tout en veillant au respect des normes de sécurité, de sûreté et de gestion des risques professionnels, afin de garantir la conformité technique, la sécurité des installations et le respect des délais impartis.
• Choisir et déployer un outil numérique d’inscription en analysant les spécificités de l’événement (type de public, contraintes logistiques, besoins en billetterie) et en configurant les fonctionnalités nécessaires (réservations, gestion des accès, communication automatisée) afin d’optimiser l’engagement des publics et de faciliter la gestion administrative des inscriptions.
• Suivre l’état des réservations et inscriptions via l’outil numérique choisi en analysant régulièrement les jauges de participation, en évaluant l’impact sur l’équilibre financier de l’événement et en réajustant les moyens logistiques (hôtesses, matériel, repas) afin de garantir une gestion optimale des flux et de préserver la rentabilité de l’événement.
• Concevoir une stratégie de gestion des flux et des accès sur site en anticipant les besoins en circulation des participants, en définissant des dispositifs adaptés à l’événement (points d’accès, contrôle, signalétique) et en tenant compte des enjeux de sécurité et d’accessibilité, afin de garantir une expérience fluide et sécurisée.
• Garantir une expérience d’accueil fluide, inclusive et sécurisée en définissant des procédures adaptées aux différents profils de participants, en coordonnant les équipes d’accueil et de sécurité, en intégrant l’accessibilité des dispositifs pour les personnes en situation de handicap et en anticipant les risques liés aux flux et aux imprévus, afin d’assurer un service réactif et adapté tout au long de l’événement
• Mener une veille active sur les opportunités commerciales et tendances événementielles, en analysant les marchés cibles, en identifiant les appels d'offres, en réalisant un benchmark des événements professionnels et les tendances sectorielles, afin de proposer des projets adaptés aux besoins des clients et de renforcer son positionnement concurrentiel.
• Assurer un suivi client structuré et une relation de confiance tout au long du projet événementiel, en adaptant la prestation aux attentes exprimées, en proposant des solutions de fidélisation et en mesurant la satisfaction, afin de garantir une collaboration durable.
• Contribuer à la mise en œuvre opérationnelle du plan de communication digitale autour d’un événement, en créant et diffusant des contenus adaptés aux mécanismes événementiels (emailings, publications sur les réseaux sociaux, newsletters, mise à jour du site internet), en veillant à l’accessibilité numérique des supports de communication en collaboration avec le service communication pour maximiser la visibilité de l’événement auprès des publics cibles avant, pendant et après l’événement.
• Gérer les relations opérationnelles avec les partenaires et sponsors lors d’un projet événementiel en adoptant une posture de facilitateur, en veillant à la bonne mise en œuvre des engagements définis dans les conventions de partenariat, en coordonnant leur visibilité sur les supports de communication (signalétique, site web, réseaux sociaux) en collaboration avec le service communication, afin d’assurer leur satisfaction et de renforcer leur fidélisation.

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